Forberedelse til generalforsamling/årsmøte på styreportalen
I tiden framover vil vi publisere årsmelding og innkalling til dere i styreportalen, som dere i styret skal fylle ut og godkjenne.
I forkant av årsmelding og innkalling blir regnskapet publisert, slik at dere kan signere regnskapet og skrive ferdig årsmeldingen i styreportalen før tidsfristen.
Utfylling av innkalling
Innkalling fylles ut med «saker fra styret» og «Innkomne saker» samt forslag til vedtak fra styret. Dersom kandidater til valgsaker allerede foreligger kan også dette fylles ut.
For de som gjennomfører digitale generalforsamlinger må det fremkomme kandidater til valgsakene i innkallingen, samt forslag til protokollvitne og sekretær.
Husk at kanskje ikke alle saker bør opp på generalforsamlingen/årsmøtet (GF), og at sakene skal kunne stemmes over. Saker styret mener ikke hører til på GF, tas med forslagsstiller umiddelbart for å bli enige om dette. Kommer det flere slike saker, kan det være lurt med et beboermøte i etterkant av GF. Husk da å si i fra til kundeansvarlig så vi får det med i innkallingen.
Dersom dere skal behandle saker/prosjekter som krever forberedelser rundt f.eks juridiske problemstillinger, innhenting av tilbud fra leverandører eller refinansiering av lån, så er det fint om dere opplyser kundeansvarlig om dette så tidlig som mulig.
Er det vedlegg som ønskes med sakene i innkallingen, kan disse skannes inn og lastes opp i styreportalen. Send de eventuelt på mail til kundeansvarlig hvis dere ønsker hjelp med å få lagt de inn. PDF er anbefalt filtype, enkelte filtyper får man ikke lastet opp direkte i innkallingen.
Utfylling av årsmelding
Utkastet til årsmeldingen er laget av KOBBL, og fylles ut av dere med aktiviteter (styrets arbeid, møtevirksomhet og miljø) som skjedde i fjor. Når styret er sikre på at alt er OK, godkjennes årsmeldingen på høyre side i styreportalen.
Vi gjør dere oppmerksom på at alle formateringer av tekst dere klipper inn fra andre datakilder blir borte når dere limer det inn i årsmeldingen på portalen.
Innmeldte saker fra Min side
Andelseiere/seksjonseiere kan melde inn sak til GF fra “Min Side”. De sakene som er innmeldt fra Min Side finner dere i menypunktet Styrearbeid –> Generalforsamling –> Generalforsamling –> Innmeldte saker.
Dere får ikke bekreftet innkallingen før alle innkomne saker er behandlet med styrets innstilling. Dere har også mulighet til å trekke saker som er innmeldt fra eiernes Min Side dersom saker ikke skal være med i innkallingen.