Styreveiledning for sameier og borettslag

1. Innledningsvis
   Nedenfor følger en gjennomgang av utvalgte og sentrale temaer som vil være nyttig kjennskap for eksisterende – og påtroppende styremedlemmer i borettslag og eierseksjonssameier ved utøvelse av sine oppgaver.
   
   Det tas utgangspunkt i styremedlemmenes lovpålagte forpliktelser etter borettslagsloven og eierseksjonsloven, samt ulovfestede selskapsrettslige prinsipper. Lovene skal sikre likebehandling av medlemmene og at alle parters interesser ivaretas på en tilfredsstillende måte.
   
2. Hvordan styret skal behandle, forberede og innmelde saker til generalforsamling/årsmøte
   Alle boligselskaper plikter å gjennomføre et årlig møte. I borettslag betegnes møtet som generalforsamling og i eierseksjonssameier betegnes møtet som årsmøte. Det årlige møtet er boligselskapets øverste beslutningsorgan, hvor medlemmene kan stemme over innsendte saker som ligger utenfor styrets oppgaver og beslutningskompetanse.
   
   Organisering, tilrettelegging og gjennomføring av generalforsamling (eller årsmøte) er styret oppgave. Utgangspunktet er at alle innkommende søknader og saker fra medlemmene skal styrebehandles. Eksempel på saker som meldes inn kan være forslag om tiltak på fellesområdene, naboklager og lignende. Styret bør bekrefte mottatt henvendelse fra medlemmer og orientere om saksbehandlingstid. Avslått søknad eller forespørsel bør begrunnes. Det gjelder ingen lovpålagte frister, men styret har plikt til å opptre lojalt og forsvarlig – dette følger av ulovfestede selskapsrettslige prinsipper.
   
   Styret vil imidlertid også kunne behandle saker på eget initiativ. Eksempler på slike saker er vedlikeholdsoppgaver styret ser behov for, budsjettering og administrative oppgaver. Styret kan fatte vedtak i sakene, så lenge ikke loven eller vedtektene bestemmer at de skal avgjøres ved generalforsamling/årsmøtet, jf. borettslagsloven § 8-8 (eierseksjonsloven § 58).
   
   Styret innmelder deretter saker som er mottatt av medlemmene – og saker som er fremsatt på styrets eget initiativ – til generalforsamling/årsmøtet innen en fastsatt frist. Styret inkluderer sakene i den formelle innkallingen som skal sendes ut 8-20 dager før møtet. Styrets arbeid med saken må være skriftlig og avklares i styremøte før utsendelse, jf. borettslagsloven § 7-4 jf. 7-6 (eierseksjonsloven § 43 jf. § 41).
   
   Alle saker som behandles skal protokollføres og protokollen skal signeres av de fremmøtte styremedlemmene, jf. borettslagsloven § 8-7 (eierseksjonsloven 56 femte ledd).

3. Hvordan saker som gjelder mistillit til styret kan håndteres på en ryddig og korrekt måte
   Verken borettslagsloven eller eierseksjonsloven har egne bestemmelser om medlemmenes mistillit til styret. Dersom det aktuelle boligselskapet ikke har vedtektsfestede regler om mistillit, er retningslinjene overlatt til ulovfestede selskapsrettslige prinsipper.
   
   Det vanligste og mest praktiske er at mistillitsforslag fremsettes og stemmes over i forbindelse med ordinær generalforsamling eller årsmøte – som er medlemmenes naturlige møtested.
   
   Boligselskapets valgperioder kan fastsettes i vedtektene og velges som regel for ett eller to år av gangen. I praksis innebærer dette at mange boligselskaper gjennomfører valg nesten hver eneste gang medlemmene møtes formelt. Medlemmene kan da stille kandidatur og stemmer over vervene. Hyppige valgperioder avhjelper behovet for mistillitsforslag idet medlemmene stadig kan stemme over endringer i styresammensettingen.
   
   Dersom det likevel er behov for å fremsette mistillitsforslag i forbindelse med generalforsamling/ årsmøte, så må mistillitsforslaget være oversendt styret iht. styrets fastsatt frist for innsending av forslag.
   
   For å sikre adekvat saksbehandling av mistillitsforslaget på årsmøtet, er det ryddig og god praksis at medlemmet begrunner sitt standpunkt i forbindelse med oversendelse av forslaget – og at styret presenterer mistillitsforslaget saklig og objektivt i møteinnkallingen.
   
   Informativ saksbehandling bidrar til å gjennomføre stemmegivningen på en fornuftig og hensiktsmessig måte.
   
4. Vurderinger rundt håndtering av konflikter eller trakassering i slike saker, herunder når det kan være hensiktsmessig å involvere juridisk bistand
   Ved konflikter eller trakassering bør styret alltid innkalle til ekstraordinær generalforsamling/ årsmøte. Det må da forsøkes å løse konflikten ved å diskutere problemstillingene med øvrige medlemmer, vedta nye prosedyrer og/eller velge nye styremedlemmer. Dersom konfliktene fremdeles ikke kan løses, bør det vurderes å kontakte ekstern bistand.
   
   Det er alltid hensiktsmessig å involvere juridisk bistand dersom styret har kommet i en situasjon hvor det risikerer erstatningsansvar.

Tekst: Tobias Thalberg Andersen, Advokatfirmaet Legalis AS

Legalis har ca. 30 advokater og spesialister innen blant annet arv,
fast eiendom, kjøpsrett, samlivsbrudd, arbeidsrett og erstatning.
Gjennom KOBBL har du svært gunstige betingelser som en
gratis samtale med advokat og gunstig timepris på kun kr 2335,-
inkl mva. hvis du trenger mer bistand. Du får også 5 prosent
bonus på dette. Legalis har også rammeavtale med KOBBL.

Du får også fastpris på digitale maler med kvalitetssikring av advokat:

• Fremtidsfullmakt – 1 659 kr
• Testament – 2 169 kr
• Samboerkontrakt – 1 039 kr
  https://legalis.no