Forprosjekt ved rehabilitering i borettslag

For de fleste borettslag og eierseksjonssameier vil et byggeprosjekt være noe sittende styre har lite eller ikke noe erfaring med. Styret må sette seg inn i nye og ukjente problemstillinger og starter nærmest med blanke ark. I slike situasjoner er det nyttig å tenke prosjekt.

Forprosjekt ved rehabilitering i borettslag

ORGANISER I TRÅD MED EN PROSJEKTMODELL
Det vil si at arbeidet med å løse oppgaven organiseres i tråd med en generell prosjektmodell. Oppgaven deles opp i minst to mindre faser eller underprosjekter; et forprosjekt og et hovedprosjekt. Avhengig av hvor stort og komplisert byggeprosjektet forventes å bli kan prosjektet deles inn i ytterligere faser og underprosjekter.
Hver fase eller underprosjekt avsluttes med en milepæl og en beslutning om prosjektet skal gå videre eller ikke. Det er viktig at prosjektlederen som får oppgaven med å gjennomføre et forprosjekt eller prosjekt, gis et klart mandat eller oppgavebeskrivelse, og en tilstrekkelig økonomisk og
 idsmessig ramme. Det er også viktig at prosjektleder får klar beskjed om hvem vedkommende rapporterer til, typisk styret, hvem prosjektlederen kan bruke som diskusjonspartnere (styringsgruppe som består av et utvalg beboere og eksterne ressurspersoner, kanskje betalte konsulenter), og hvem som skal holdes orientert om fremdriften i forprosjektet. Det er lurt å lage en plan for når evt. statusrapporter skal sendes og hvem som skal motta dem.

FRA IDÉ TIL FORPROSJEKT
Før det er naturlig å snakke om et prosjekt, vil det være en fase hvor små og store behov blir presentert for styret. Det kan være alt fra enkle vedlikeholdsoppgaver, større rehabiliteringsoppgaver, utvidelse av bygningsmassen eller endring av uteområdene. Før styret presenterer og treffer en endelig beslutning om gjennomføring av tiltaket, og om nødvendig legger saken frem for generalforsamlingen eller sameiermøtet, bør styret ha laget en presentasjon av saken, og styret bør minimum si noe om:

  • Hva er problemet med dagens løsning?
  • Hvilken løsning ønsker vi oss?
  • Bør andre problemer løses samtidig?
  • Hvilke alternative løsninger finnes, pris og tidsramme?
  • Hvilken av alternativene er best?
  • Har vi kompetanse til å utføre dette selv?
  • Hvordan skal vi implementere og finansiere valgt løsning?

Mangler spørsmålene gode svar, er det et tegn på at det er behov for ytterligere saksforberedelser. Vi anbefaler at styret i så fall kontakter f.eks. KOBBL V/teknisk avd. som får et mandat og ansvar for å levere et forslag tilbake til styret.


FORPROSJEKTETS MANDAT BØR OMFATTE:

  • Grundig utredning av spørsmålene ovenfor
  • Budsjett eller kostnadsramme
  • Tidsfrist for delrapportering og endelig rapport til styret eller generalforsamlingen.

Forprosjektet leverer sin anbefaling til styret som legger den frem for generalforsamlingen eller sameiermøtet. Er det et uvanlig tiltak, må borettslaget / sameiet forholde seg til de regler som gjelder for denne type beslutninger.

Grense mellom «vanlig forvaltning og vedlikehold» og større arbeider: Det går en grense mellom «vanlig forvaltning og vedlikehold» og det vi kan kalle «uvanlige» tiltak. Ren daglig drift ligger klart innenfor styrets kompetanseområde. Det samme gjelder mindre oppdukkende oppgaver så som å reparere mindre skader, skifte ut bygningskomponenter når disse er utslitt, reetablering av uteplasser etter vinterens snømåking og lignende. Det samme gjelder utskifting av større bygningskomponenter så som tak, soilrør ol., selv om det er snakk om store kostnader, så lenge det skjer i forbindelse med normal utskiftning av komponentene på grunn av alder og slitasje. Så fort det er snakk om bygging av nye bygninger, påbygg, endringer eller flytting av vegger på loft, i kjeller, bygging rundt søppelkasser og lignende, er det med en gang mer usikkert om styret trenger generalforsamlingens samtykke. For å unngå å sette dette på spissen bør det lages en vedlikeholdsplan som vedtas av generalforsamlingen slik at styret kan forholde seg til denne gjennom året eller i planens virketid som gjerne er 10 år. Arbeider som kke er beskrevet i planen og som burde ha stått der, eller er av mer unormal karakter, bør styre vente med arbeidet til generalforsamlingen har gitt sitt samtykke. Dette gjelder alltid når arbeidet innebærer økonomisk ansvar eller utlegg på mer enn 5 % av de årlige felleskostnadene og tiltaket er av uvanlig karakter.


Name:
Email:
Subject:
Message:
x