Bistand i anbudsprosesser

Teknisk avd. KOBBL har det siste året fått mye oppdrag som omhandler bistand i   anbudsprosesser, samt prosjekt og byggeledelse i utførelsesfasen. På bakgrunn av dette har vi nå styrket staben med enda en Prosjekt/Byggeleder. Dette vil føre til at vi kan hjelpe enda flere boligselskap med sine prosjekter. Jeg vil nå forklare litt overordnet og «grovt» i forhold til forprosjekter, kontrakter, og hva som må passes på.

Styrets fullmakt

Borettslag og sameier må med jevne mellomrom utføre vedlikehold, rehabiliteringer, utbygginger og tilsvarende. Det er styret som er ansvarlig for å ta slike avgjørelser, så lenge de ikke krever samtykke/beslutning fra andre på generalforsamling eller på årsmøte. Men allikevel kan styret, hvis det er prekære behov, låne penger for å utføre nødvendig vedlikehold.

Til tross for dette har ofte styret og styremedlemmene lite eller ingen erfaring i det å gjennomføre byggeprosjekter, og inngå bygg- og anleggskontrakter. De vil da være nødt til å støtte seg på innleide konsulenter. KOBBL kan hjelpe borettslagene og sameiene til å lage kontrakter, slik at de ikke settes i rettslig vanskelige og kostbare posisjoner. Vi anbefaler at styret engasjerer en konsulent fra oss som kan bistå gjennom denne prosessen.

Bistand i anbudsprosesser
Kontrakts struktur og kontraktsvilkår

Før byggherren, i dette tilfellet borettslag eller sameie, signerer kontrakt med entreprenør, må byggherren ha bestemt hvilken kontraktstruktur og hvilke kontraktsvilkår som skal benyttes. Dette er den viktigste oppgaven som skal gjøres i forprosjektet. Vi anbefaler å innhente råd fra KOBBL.

Kontraktstruktur

Kontraktstruktur handler om hvor mange kontrakter du trenger. Dersom det kun er én entreprenør som skal utføre arbeidet, vil det ikke være nødvendig å tenke på dette. Men straks entreprenøren ikke skal utføre prosjekteringen selv, eller ulike entreprenører skal inn for å gjøre ulike deler av arbeidet, må oppdragsgiver ta stilling til hvordan kontraktene skal organiseres. Det finnes to ytterpunkter når det kommer til kontraktstruktur: Byggherrestyrt entreprise og generalentreprise.

Ved byggherrestyrt entreprise inngår byggherren, eller oppdragsgiver, kontrakter med mange. Dette kan for eksempel være arkitekt, konsulent, snekker og elektriker. Byggherren beholder dermed kontrollen over det meste av fremdriften og koordineringen av arbeidene. Vi anbefaler imidlertid ikke en slik kontraktstruktur med mindre byggherren har erfaring fra å koordinere og administrere byggeprosjekter.

Ved generalentreprise inngår byggherren kontrakt med én entreprenør, som igjen har kontrakter med de ulike underentreprenører. Denne entreprenøren får da ansvar for alt, og vil kunne holdes ansvarlig dersom resultatet ikke blir som forventet.

Generelt sett anbefaler vi en kontrakt som har fordelene ved en generalentreprise, men som samtidig gir oppdragsgiver kontroll over resultatet og fremdriften. Hvilken kontraktstruktur som passer best vil variere fra prosjekt til prosjekt.

Kontraktsvilkår

Når det er bestemt hvilken kontraktstruktur som er best, vil kontraktsvilkårene gi seg litt selv. For eksempel vil en entreprenør som tar på seg å være generalentreprenør typisk ha en totalentreprisekontrakt, slik som NS 8407 eller NS 8417. Dersom entreprenøren ikke skal ha ansvar for prosjekteringen, vil vedkommende typisk ha en ren utførelseskontrakt, slik som NS 8405, NS 8415, NS 8406 eller NS 8416. Vi anbefaler å bruke standardkontraktene som er utviklet av Norsk Standard, men du må likevel velge riktig kontrakt. Hvis ikke blir det feil.

9 feil styret må unngå

Det kan være svært krevende å skulle planlegge, gjennomføre og følge opp byggeprosjekter. Det kan hende resultatet ikke blir som det skal, og at du må betale mer enn planlagt. Her har vi oppsummert 9 typiske feil som styret må unngå.

1. Et godt forprosjekt og en god plan

Det er svært viktig å ha en god plan for å få et godt prosjekt. Planen utvikles gjennom et forprosjekt, som skal:

  • Kartlegge og beskrive dagens situasjon
  • Beskrive ønsket fremtidig situasjon
  • Kartlegge og beskrive alternative løsninger
  • Foreslå hva som er den beste løsningen
  • Foreslå hvordan løsningen best kan implementeres og finansieres

Erfaring viser at det er svært kostbart å hoppe over forprosjektet.

2. Klar og uttømmende beskrivelse

Det må utvikles en beskrivelse om hva entreprenøren skal gjøre. Denne må være klar og uttømmende, og bør være funksjonsbasert. Dette innebærer at entreprenøren får ansvaret for å velge materialer og metoder som oppfyller funksjonskrav etter lov og forskrifter.

Dersom beskrivelsen ikke er klar eller uttømmende, vil entreprenøren kunne kreve tilleggsbetaling og fristforlengelser.

3. Prosessen ved valg av entreprenør

Det er viktig å velge riktig entreprenør. Entreprenøren må være faglig god nok og ha den økonomiske styrken til å gjennomføre prosjektet. Å velge en entreprenør utelukkende på grunn av lav pris, vil kunne ende opp med å bli dyrere i lengden.

4. Feil håndtering av anbudsprosessen

Dersom du håndterer anbudsprosessen feil, kan det få store konsekvenser. Når to eller flere entreprenører blir bedt om å oppgi pris på et byggeprosjekt samtidig, vil anbudsrettens regler automatisk gjøres gjeldende. Dersom byggherren bryter disse reglene, kan det føre til at det oppstår en bindende avtale med feil entreprenør, og byggherren kan bli holdt erstatningsansvarlig. I verste fall kan man måtte betale millionbeløp i erstatning for brudd på disse reglene. Vi ser dessverre alt for ofte at styret har innhentet pris, hatt befaring med en entreprenør, og i etterkant begynner å utarbeide anbudsdokumenter og lage en konkurranse. Dette er svært uheldig.

5. Manglende eller dårlig kontrakt

Det er en selvfølge at kontrakten skal være skriftlig, og at den skal bygge på anerkjente og passende standardvilkår. Likevel ser vi ofte at det skrives under på «hjemmelagde» kontrakter, eller starter arbeidet uten å ha en kontrakt i det hele tatt. Dette kan få alvorlige konsekvenser.

6. Gjennomføring av oppstarts- og byggemøter

Både entreprenør og byggherre har oppgaver i løpet av et byggeprosjekt. Derfor er det viktig at det i oppstartsfasen gjennomføres et oppstartsmøte, og at det gjennomføres byggemøter i løpet av byggeperioden. Her bør det drøftes blant annet kommunikasjonsform, og behov for avklaringer på ting som måtte dukke opp. Det bør også skrives referat fra disse møtene, slik at partene ikke mister viktige bevis for hva som er avtalt underveis i prosessen.

7. Følg varslingsrutiner

Det er viktig at begge parter håndterer avtalte varslingsrutiner på korrekt måte. Mange kontrakter har regler som fratar partene rettigheter dersom varslingsrutinene ikke håndteres korrekt. Det er derfor viktig å sette seg inn i hvilke varslingsrutiner som gjelder for den signerte kontrakten, og følge dem.

8. Husk overtakelsesforretning

I de fleste kontrakter er det et krav om at partene skal gjennomføre en overtakelsesforretning. Visse rettsvirkninger er knyttet til denne, og det kan bli veldig feil å ta i bruk en kontrakt uten å gjennomføre en overtakelsesforretning. For eksempel kan byggherren miste retten til å reklamere på alle synlige feil og mangler som blir påpekt under overtakelsen, ettersom det ofte vil være for sent å reklamere på dette etter overtakelsen.

9. Reklamer i tide

Mangler skal reklameres fortløpende etter at de blir avdekket, eller etter at de burde vært avdekket. Det skal helst reklameres uten ugrunnet opphold, det vil si så fort det lar seg gjøre. Dersom du «sparer opp» mangler for å kunne reklamere samlet på ettårsbefaringen, vil det ofte være for sent.


Name:
Email:
Subject:
Message:
x