Digitalisering hos borettslag og sameier

Som et alternativ til utsatte generalforsamlinger og årsmøter har KOBBL i samarbeid med BBL Pivotal kommet opp med en løsning for digital gjennomføring. Det har i disse tider hersket tvil rundt mulighetene for borettslag og sameier sin mulighet til å få gjennomført sine respektive generalforsamlinger og årsmøter i tide. Dette er selvfølgelig en påkjenning for både styrene og eiere. Disse møtene tar blant annet for seg oppstart av viktig vedlikeholdsarbeid, valg av nytt styre og godtgjørelse til styremedlemmene – i tillegg til å orientere beboere og eiere om situasjonen i deres borettslag/sameie. Det er med andre ord ingen tvil om at dette påvirker mange i stor eller liten grad. Det var derfor svært gledelig da lovverket åpnet for digital gjennomføring, og da løsningen var på plass var det flere av KOBBLs kunder som meldte sin interesse.

Styreleder, Lise Eilertsen i Tiurberget borettslag synes den digitale generalforsamlingen fungerte utmerket.
Digitalisering hos borettslag og sameier

Situasjonen i dag
Det er fortsatt noen borettslag og sameier som venter på å gjennomføre generalforsamling og årsmøte fysisk. Årsakene til å ikke gjennomføre digitalt møte kan være flere og sammensatt, men vårt inntrykk er at digital kompetanse og komplekse saker gjør at enkelte vegrer seg noe for digital gjennomføring. Dette har vi selvfølgelig forståelse for. Det er på den andre siden morsomt å se at over 12% av våre kunder har gjennomført årets møte digitalt. På de digitale møtene som er gjennomført har digital deltagelse ligget på 33,64%, noe som er på nivå med landsbasis. KOBBL ble positivt overrasket over innstillingen styrer og styremedlemmer rundt om har hatt til dette, og håper enda flere melder seg på dersom dette vil være mulig i fremtiden.

Digital gjennomføring ville ikke vært mulig uten tilpasningsdyktige og samarbeidsvillige styrer. En skal ikke legge skjul på at denne prosessen har krevet mer forarbeid enn normalt, men både KOBBL og styrene kan si seg meget godt fornøyd med resultatet. Vi var avhengige av å få med oss noen «prøvekaniner» som var villige til å prøve og feile, og gjennom godt samarbeid og konstruktive tilbakemeldinger har løsningen fungert bra.

Dette er en ny og spennende situasjon for KOBBL og boligselskapene. Vi tvinges til å ytterligere intensivere digitaliseringen, og streber alltid etter å finne praktiske og effektive løsninger både for oss og våre kunder. Det har oppstått en situasjon hvor KOBBL og boligselskapene sammen kan finne innovative løsninger, som kan bære frukter til å bli et sluttprodukt tilpasset av KOBBL og våre kunder i samarbeid.

KOBBL har i denne perioden sett seg nødt til å unngå oppmøte på fysiske generalforsamlinger og årsmøter av hensyn til smittevern, og det ønskes å understreke at vi fra høsten av vil delta som normalt på eventuelle ekstraordinære møter dersom helsemyndighetenes anbefalinger tilsier at det er i orden.

Lovverket
Utgangspunktet har vært at årsmøter og generalforsamlinger skal gjennomføres fysisk, dette følger av eierseksjonsloven og borettslagsloven. Som følge av situasjonen samfunnet i dag befinner seg i har NBBO sammen med myndighetene kommet opp med en midlertidig forskrift som gjør det mulig å omgå disse bestemmelsene. Hvorvidt denne forskriften blir videreført er vi fortsatt ikke sikre på, men det er noe KOBBL forventer kommer på plass. Vi mener det er et skritt i riktig retning å åpne opp for videre digitalisering, og at dette kan fungere som en katalysator for det nytenkende arbeidet videre mellom KOBBL og boligselskapene.

Digitale årsmøter og generalforsamlinger
Digitale årsmøter og generalforsamlinger har foregått på Min Side. Min Side er KOBBLS medlemsportal, hvor alle aktive medlemmer har mulighet til å opprette bruker. På Min Side finner man informasjon om medlemsfordeler, oversikt over oppspart bonus og oversikt over ditt medlemskap. Som eier vil man også finne informasjon om borettslaget/sameie, din bolig og kommunikasjon fra boligselskapet.

For de som har valgt digital gjennomføring har dette vært en heldigital prosess. Boligselskap og KOBBL har gjennom samarbeid på telefon, e-post og Styreportal utarbeidet innkalling, møteoppsett, tilbakemeldinger, møtegjennomføring og protokoll.

Den digitale gjennomføringen har også påvirket hver enkelt eier. I motsetning til vanlig møtegjennomføring har årets møte funnet sted i egen stue. Det hele starter med en høringsperiode hvor hver eier har muligheten til å sette seg inn i de aktuelle sakene, stille spørsmål og foreslå endringer. Etter eventuelle tilbakemeldinger er hensyntatt starter periode for stemmegivning, hvor man tar for seg sak etter sak – og møtet er ferdig når det er avgitt stemmer på samtlige saker. Hva så med de som ikke har mulighet til å delta digitalt? Det er ikke alle som har like gode forutsetninger for å delta på en digital gjennomføring, og det er viktig at også disse blir hørt. Dette er løst ved å sende ut et forhåndsstemmeskjema tilsvarende møteoppsettet på Min Side. Skjemaet blir fylt ut og levert til styret. Her har mange styrer nok en gang vært svært villige til å finne gode løsninger for å sikre at alle blir hørt, samt å legge til rette for hemmelig valg.

Prosessen har blitt opplevd noe annerledes enn det som er ansett som vanlig, men oppfyller alle lovens krav til årsmøte og generalforsamling – herunder muligheten for ytring, stemming og utarbeidelse av protokoll.

Tre borettslag som var tidlig ute
Tre av borettslagene som var av de første ut med å prøve digital generalforsamling var Tiurberget, Guldbæklia og Langerud. Preget av strålende innstilling og høy arbeidsinnsats i de respektive styrene møtte de utfordringen med friskt mot. Vi har slått av en rask prat med styrelederne for å høre hvordan de opplevde prosessen.

Tiurberget Borettslag
Styreleder Lise Eilertsen synes personlig den digitale løsningen fungerte utmerket, og resten av styret slengte seg på. Hun trekker særlig frem at løsningen på en god måte ga alle andelseierne muligheten til å bli hørt både før og under periode for stemmegivning. Møtedeltagelsen var det heller ikke noe å si på, da det deltok like mange som foregående år – og flere enn det har vært i snitt de siste 5 årene. 50% av andelseierne deltok digitalt.

Hun trekker fram at det var litt mer å sette seg inn i, og at forarbeidet opplevdes noe mer omfattende. Gjennomføringen i seg selv gikk smertefritt, og oppsettet på Min Side var ryddig og oversiktlig.

Også fra andelseierne har Lise fått inntrykk av at den digitale løsningen ble tatt godt imot, og hun sier at hun selv godt kunne tenke seg å gjennomføre digital generalforsamling igjen dersom det åpnes for dette.

På spørsmål om det var noe negativt hun ville trekke frem ble det nevnt at man til en viss grad mister den åpne kommunikasjonen man oppnår på et fysisk møte. Det ble også nevnt noen systemmessige utfordringer.

Guldbæklia Borettslag
Guldbæklia Borettslag og, avtroppende styreleder Ragnhild Aasen har et samlet positivt inntrykk av digital generalforsamling. Siden borettslaget ble stiftet i 2007 har det aldri vært større møtedeltakelse enn ved årets generalforsamling, som kanskje kan forklares ved at digital gjennomføring gjør prosessen mindre tidssensitiv og muliggjør mer fleksibel gjennomføring. 50% av andelseierne deltok digitalt.
Ragnhild Aasen vil anbefale å benytte digitale møter også i fremtiden, men trekker samtidig fram at det var negativt at beboerne ikke fikk møtt den nye styrelederen.

Langerud Borettslag
Langerud Borettslag var av de aller første som tok i bruk digitale møter sammen med KOBBL. Dette gjorde at vi i denne prosessen avdekket noen svakheter i plattformen, samt problemer som kunne vært løst annerledes i praksis. Langerud ble på denne måten, sammen med flere andre, forsøkskaniner i den digitale prosessen. Styreleder Stian Nordnes er stolt og glad for at de fikk gjennomført generalforsamling til planlagt tid, til tross for corona-situasjonen – og han trekker frem god hjelp fra KOBBL og et styre som tok utfordringen på strak arm som viktige kriterier for at dette skulle gå bra. På Langerud Borettslags digitale generalforsamling var den digitale deltagelsen på 58%, som er den høyeste oppmøteprosenten vi har opplevd i år.

Han har inntrykk av at andelseierne er fornøyd med løsning, sett bort ifra enkelte svakheter ved plattformen. Stian vil ikke se bort ifra at Langerud Borettslag i fremtiden vil benytte seg av digitale møter, dersom det åpnes for dette, men han trekker frem at et møte der man fysisk kan se hverandre er å foretrekke. Han synes også det burde vært en mulighet for å korrigere egen avstemming, samt en forhåndsvisning før stemmene ble levert.

Det er ikke så unaturlig at produktet inneholder noen mangler, da dette ble laget på kun 3 uker. Mye har blitt løst underveis, mens annet blir utbedret til eventuell ny runde med digitale møter neste år. Vi i KOBBL setter stor pris på alt vi får av tilbakemeldinger, dette er vårt viktigste hjelpemiddel på veien til å oppnå det vi håper skal bli en komplett og feilfri løsning.

Vi takker for samarbeidet gjennom prosessen, og gleder oss til å kunne bistå mer ved årsmøter og generalforsamlinger også etter sommerferien!


Name:
Email:
Subject:
Message:
x